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      人事檔案在國有企業的人力資源管理過程中起著非常重要的作用

      來源: 發布時間:2020-04-08 點擊數:
      人事檔案在國有企業的人力資源管理過程中起著非常重要的作用,它既有助于企業全面考察、了解和正確選拔、任用人才,也事關企業員工的退休、養老待遇等切身利益,無論是對企業還是個人,都具有不可替代的作用。隨著我國人事制度改革力度的不斷加大,國有企業人事檔案管理存在著諸多問題,需要加以分析并提出合理的對策。 
      1.前言 
      人事檔案是人事管理活動中形成的,記述和反映個人經歷和德才表現,以個人為單位組合起來,以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的,是個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄,是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。人事檔案管理就是對人事檔案收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。人事檔案管理工作是人力資源管理工作中不可缺少的一個重要組成部分,它既有助于企業全面考察、了解和正確選拔、任用人才,也事關員工的退休、養老待遇等切身利益,無論是對企業還是個人,都具有不可替代的作用。因此,充分認識國有企業當前人事檔案管理的現狀及特點,分析其存在的問題和不足,并提出合理對策,就顯得尤為重要。 
      2.當前國有企業人事檔案管理存在的問題 
      2.1 對人事檔案管理工作普遍重視不夠 
      人事檔案管理是一項默默無聞的工作,不像其他工作那樣容易引人注意,也不容易取得明顯成績。長期以來,相當一部分人員包括部分領導干部對人事檔案工作的認識都存在一些誤區,認為人事檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作,不是企業的主要工作,不能給單位創造經濟效益,只要“守好攤”,不丟失,不泄密,能應付外調、查檔就行了。因此。一些企業領導往往容易忽視人事檔案管理工作,未把人事檔案管理工作納入到議事日程,形成“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”的狀況,這樣導致人事檔案工作長期處于被動應付的狀態。 
      2.2人事檔案收集工作缺乏力度 
      檔案材料的收集工作一直是人事檔案管理工作中的重點和難點。有的企業收集歸檔工作制度不健全,執行不嚴格,材料形成部門不能及時將材料移交檔案管理部門存檔,導致部分檔案材料內容的不完整、不及時、不全面,不能滿足企業了解和掌握一個人全部信息的要求,不能有針對性地提供有權威的證明材料。 
      在當前國有企業人事檔案清查中,普遍存在如下一些問題: 
      ①由于歷史原因,部分員工檔案中缺招工審批表或報到證等,無法確認參加工作時間; 
      ②部分黨員檔案中缺入黨材料或入黨材料不完整; 
      ③部分員工檔案中缺學籍資料,不能反映員工真實學歷情況; 
      ④員工工資調整材料、職稱評審材料、各類工作業績、獎勵材料未能及時裝檔,檔案滯后于實際; 
      ⑤隨著我國人才市場的完善,國有企業的用人機制更加靈活,短期招聘、勞務用工的情況紛紛出現,國有企業往往忽視這些人員的檔案材料管理,臨時檔案不建立或未健全。 
      以上問題都嚴重影響了企業人事檔案的質量,降低了檔案的利用率。 
      2.3人事檔案材料制作不規范 
      人事檔案材料,須統一使用16開規格的辦公用紙,大于或小于16開規格的檔案材料以及對那些不規則、破損、卷角、折皺的材料都要進行技術加工,折疊、剪裁及裱糊。但近幾年來,時常有A4紙規格的材料歸檔,如某些院校的《畢業生登記表》等,這些材料裁剪非常困難,裁剪后四邊的文字往往“頂天立地、漫無邊際”,這樣人為的重復勞動,不僅造成人力、物力、財力的浪費,同時也使得人事檔案案卷很不美觀。 
      2.4人事檔案管理手段普遍滯后 
      隨著計算機信息技術的發展,國有企業人事檔案的管理手段明顯落后,不適應現代化的要求。一是計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用,手工操作使檔案不易于檢索利用,易被人為破壞。二是有的檔案轉遞不及時,操作程序不規范。例如,有的人早已調轉,但其人事檔案還未按規定轉遞到新單位。有的企業違反規定,把人事檔案當成普通郵件寄送,不通過機要交通轉遞,容易造成檔案丟失。這些情況不僅不利于個人工作的發展,也不利于國有企業人事檔案的規范化管理。 
      2.5人事檔案利用工作水平較低 
      對人事檔案管理者來說,無論是收集整理,還是鑒別、保管,都是為了提供檔案信息,服務于企業人事工作,為企業人事決策提供參考依據,其目的在于利用。就目前而言,國有企業人事檔案管理還存在著重保密、輕利用的現象,檔案服務開發意識差。即使是利用,范圍也有限,查閱的大部分內容是自然情況、簡歷、職稱、工資等,而且利用的方式也很單一,只有需要者找上門來才提供利用。這種重管理輕服務的現象,使人事檔案的利用價值低,功能越來越弱化。 
      3. 國有企業人事檔案管理存在問題的對策 
      3.1提高檔案管理人員的自身素質 
      要做好企業人事檔案管理工作,需要工作人員不斷提高自身的政治素質和專業素質。提高自身的政治素質,加強責任感,把人事檔案工作看作一項政治工作,在平常的管理中體現它的嚴肅性,能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎的工作中保持高度的責任心,減少工作中的失誤和差錯。注重自身專業水平的提高,通過自學、參加培訓等方式,熟悉人事檔案工作的各個環節和基本要求,尤其是對材料的鑒別、分類,更是要了如指掌。努力掌握科學管理的原則和方法,提高工作效率,提高檔案質量。積極探索新的管理模式,使人事檔案工作更科學、更實用。 
      3.2提高全員的檔案意識 
      人事檔案關乎員工的個人利益,但其重要作用往往被人們所忽視。有的人認為像履歷表、年度考核表等類似的表格已填過不少了,自己近年來也沒有太大的變化,不填也罷。有的人在填寫表格時能省則省,履歷表中學習簡歷不填,家庭成員及社會主要關系都沒有。有的人為了一時工作之便,更改出生日期或出生日期陰歷陽歷不分,表格填寫前后不一致。還有一些如學歷、培訓、職稱等材料,一旦落在個人手中,他們就緊緊地放在自己身邊,認為這樣更安全,用起來也更方便。殊不知,以上的種種行為都可能降低檔案的可利用性,也極有可能給員工在各類評審或退休時造成困擾。因此,一定要提高企業全員的檔案意識,使員工認識到檔案工作的重要性,以端正、認真、負責的態度對待檔案相關的各類表格及內容。 
      3.3規范和完善人事檔案管理制度 
      人員是基礎,制度是保障。人事檔案的性質決定了人事檔案工作是一項非常嚴肅的工作,必須嚴格按照人事檔案管理工作的各項規章制度來辦事。建立健全管理制度,使檔案工作有規可循、有章可依是非常必要的。 
      人事檔案管理是一項重要的工作,它不僅需要檔案管理人員積極地工作,還需要相關部門的大力支持及配合。針對一部分形成材料的基層單位不能及時將材料送交歸檔、造成渠道不通的現象,在《人事檔案管理制度》的基礎上,需要更進一步細化《檔案收集制度》,建立人事檔案材料收集網絡,明確企業各職能部門及基層單位檔案收集的分工責任,明確收集的范圍、時間和要求,使相關部門的人員能夠主動、及時地向檔案管理人員移交歸檔材料。 
      3.4對檔案進行查漏補缺 
      對檔案的查漏補缺是一項非常浩大及煩瑣的工作,不僅需要檔案管理人員的認真“查漏”,最重要的是還需要相關部門及人員的密切配合,才能完成“補缺”。具體方向如下: 
      ①針對檔案中無招工審批表或報到證的問題,首先需要員工本人到原工作單位進行查找,如因為歷史原因,員工確實無法提供的,需人事部門對員工的工齡進行認定,確定參加工作時間,形成紙質材料后裝檔。 
      ②員工的入黨材料、學籍材料、工資調整表格、職稱評審材料、年度考核表、各類獎勵及表彰先進材料等都需要企業各相關部門的大力配合,注重形成材料的日常的積累,按計劃定期移交,以避免檔案內容缺失或滯后。 
      3.5加強與人才服務機構之間的溝通 
      應積極關注并加強與人才服務機構之間的聯系與交流,認真研究短期招聘、勞務用工等流動人員的人事檔案在新形勢下的管理方法,制定流動人員在從事各項工作中形成的檔案材料的要求與收集制度,并及時收集他們在工作中形成的德能勤績等歸檔材料,使新形成的各類流動人員的人事檔案符合管理要求。 
      3.6實行計算機輔助管理 
      目前,計算機代替傳統的手工操作已逐步成為現實。企業在使用企業人力資源管理系統的過程中,要想方設法、充分發揮現有數據庫的強大作用。利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術,將檔案資料整理輸入計算機,通過相應的技術處理,將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料,實現人事檔案紙質與數據格式并存。 
      4. 結束語 
      綜上所述,國有企業人事檔案管理工作在長期的實踐中,已形成了一定的管理模式,并取得了一定的成績。但是,國有企業普遍存在的人事檔案管理問題依然突出,需要通過提高人員素質、完善制度、查漏補缺及計算機輔助管理等方法來解決。最重要的是,協調好與各材料形成部門的關系,相互配合,打通歸檔材料收集渠道,實現檔案的及時更新,實現檔案的動態化管理,以確保人事檔案完整、準確、全面地反映員工的個人狀況,為企業在人才培養、職稱晉升、干部聘用、員工退休等方面提供權威的依據?!?nbsp;


       

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